導入先の医師の声

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扇町レディースクリニック 様

産婦人科

「操作が複雑過ぎないこと」と「安定していて手がかからないこと」の2点が重要なポイント

扇町レディースクリニック 様


医院様情報
医療法人 愛生会
扇町レディースクリニック
理事長:朝倉 寛之 先生
開院:2004年10月
ドクター3名、事務・受付5名、看護師9名
システム構成:受付1台(5F・カードリーダ接続)、受付1台(4F・カードリーダ接続)、各階の診察室2台(閲覧専用)、 コールセンター室1台、サーバー機1台
来院患者数:約60~70名(キャンセル人数1~2名)
扇町レディースクリニック様の待合室
不妊治療専門クリニック
本日は医療法人愛生会 理事長 朝倉 寛之 先生にお話を伺いました。扇町レディースクリニック様は、2004年10月の開院当初からドクターキューブをご使用いただいているベテランユーザー様です。扇町公園すぐそばに新設された総合メディクスモールに、「最先端の生殖医療技術による不妊治療をご提供する」、「心と身体を癒すトータルケアを実践するクリニック」を最優先課題にしている不妊治療専門クリニックとして開設されました。
なぜ予約システムの必要性を感じられたのですか?
わたしは常々、診察室や検査室などで、患者さんの顔を見ながら予約を入れたいと考えていました。そのためには、それぞれの場所で院内全体の予約状況が把握できなければいけません。
紙ベースのアポイント帳では、転記ミスが起きる可能性もあり、複数箇所でリアルタイムに情報共有するのには無理があります。そこで、アポイント帳の電子化を考えるようになりました。
すでに導入していた電子カルテにも簡単な予約機能はついていたのですが、とても当院の条件に対応できるものではありませんでした。
複数箇所で予約状況が確認できるのはもちろん、患者さんの来院受付管理ができ、診療時間外でも予約の受付を自動でやってくれる…そういうシステムを求めていたのです。希望を満たすシステムがなかなか見当たらず困っている折、大阪にある診療所向け機器の展示場で担当者の方から「ドクターキューブはいいですよ。」と薦めていただいたのがきっかけです。
その後、ハマダ眼科の濱田先生が書かれた論文を読ませていただき、ドクターキューブが医師の視点で作り込まれているということがよく分かりました。 実際に導入されたクリニック様の事例からも安心感を得て、「ぜひ使ってみよう」という気持ちになっていきました。
印字内容を何度も書き換えられるリライト診察券が使えたのも大きなポイントでした。見たとたんに「これは便利だ!」と直感した事を今でも覚えています。
それから、アポイント帳画面の見やすさ、使いやすさも決め手のひとつでしたね。当院は多科診療を行っているのですが、5階の診察状況・検査状況・カウンセリング状況、4階の診察状況など、全体の予約状況が一目で把握できる画面構成はたいへん有効です。
今の運用スタイルとそれに至る経緯をお聞かせ下さい。
稼働させる前は、自動受付をかなり活用するようなイメージを抱いていました。ですがいま割合を見ると、自動受付でとってもらっているのは予約全体の1割くらいです。
不妊治療は、まず初めに患者さんの症状を把握して、その結果に応じて、診察、薬出し、手術、検査、カウンセリングなど、次の治療内容を判断していきます。それぞれの治療は期間がだいたい決まっているので、こちらから患者さんに「この日に来院してください。」と指定するケースが多いんですね。必然的に、患者さんがご自身でプッシュホンやWEBブラウザを操作して予約をとる、という機会が減っていったわけです。
それと、自動予約は患者さんにとって手軽である分、無断キャンセルに対する後ろめたさも低くさせてしまう傾向があるように思います。
当院では受付で予約を承る際に、「キャンセルや時間変更をされる場合は必ず受付までご連絡下さい」と一言添えるようにしています。それはそれで受付スタッフの負担は増えますが、診察を無断でキャンセルされる患者さんはかなり減りましたよ。
実際に運用してみると色々なことが出てきて、事前の予想とは違ってくることが分かりました。運用方法の柔軟な調整に対応できる、オールマイティ型のシステムにしていてよかったと思います。
最近、4Fのアネックス内にコールセンターを開設、キューブも増設されましたね。
今まで、初診の方からの電話は受付窓口で受けていたのですが、受付の近くには他の患者さんもおられますので、かなり気を使いながらの電話応対になってしまっていました。これでは、じっくりとご相談内容をお聞きすることもできませんし、プライバシー保護の面でも不安があります。患者さんに安心してお電話いただける環境を作るために、コールセンターを開設したのです。
電話口でお話を承りながら予約が入れられるように、コールセンターにも電子カルテとキューブを設置しました。予約の操作だけでなく、治療経歴や来院履歴などの確認も行なえるので役立ちます。
クライアントPCの増設という形で、必要に応じてシステムを拡張していけるのは便利ですね。
ネットワーク回線図
スタッフの方の反応はいかがですか?
実際に使うスタッフのことを考えたとき、「操作が複雑過ぎないこと」と「安定していて手がかからないこと」の2点が重要なポイントになります。
特に当院の場合は、前述のように自動受付の割合が低く、ほとんどがスタッフの手による直接入力です。つまり画面操作で予約を管理しなければならないことが多いので、オペレーションの負担は極力小さいほうがよいわけです。
その点ドクターキューブは、予約を入れたり日時を変更したりといったことがドラッグ&ドロップで簡単にできるので、習得もその後の運用も、とてもスムーズにできています。
システムも安定していると思いますし、障害が発生してもすぐにサポートフォローしてもらえるので、スタッフが余計な労力を割くようなことはありません。
サポートに関しては、当院のシステム運用状況を把握した上で対応していただいているので安心しています。例えば、当院は1年に何度か診療内容を見直しているのですが、ドクターキューブの設定変更もそのつど必要になります。当院のスタッフがするとなると大変ですが、サポートコールで依頼すれば、リモート操作でさっと処理してもらえます。ちょっとした用件でも確実に対応していただけるので、私どもは仕事に専念することができて助かってますよ。
ありがとうございました。今後とも扇町レディースクリニック様、そして通院される方々に、より一層ご満足いただけるシステム作りを目指していきたいと思います。宜しくお願いいたします。
[2007/8/21]
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