ドクターキューブ導入事例

当院は父の代から続くクリニックで、私が二代目として戻ってきたのが2018年です。私が専門としてきた生活習慣病関連の診療にも力を入れていったことから、ありがたいことに患者さんも増えていきました。そこで出てきたのが待ち時間の問題です。

当然予約制を取り入れて混雑をなだらかにしたいという考えが浮かんだのですが、地域柄、患者さんはご高齢の方が多く、正直なところ『予約制』をいきなり導入するのは難しいだろうな、という思いがありました。

そこでまず取り組んだのが、待合室の順番表示です。『今、何番目ですよ』というのが見えるだけでも、患者さんの安心感は全然違います。ここを最初のステップとして、約3ヶ月間しっかり時間を取りました。

この3ヶ月という期間が、実はとても良かったと思っています。当院には3ヶ月処方の患者さんも多くいらっしゃるので、その方々が一巡する時間を確保できました。多くの方が一度は順番待ちという初歩のDXを体験してから、次のステップに進めたのは大きかったです。

その後、Web予約と電話予約を導入して順番予約を開始し、抗原検査や糖尿病の新患、風邪など一部の診療は時間予約へ移行しました。段階を踏んだことで、『いつの間にか予約するのが当たり前』という空気が自然にできていった感覚があります。

今では、以前は最大2時間待ちだったのが、10分程度まで短縮されました。『待たなくてよくなった』『通いやすくなった』という声も増えて、待合室の雰囲気もずいぶん落ち着きました。

もう一つ大きかったのは、スタッフの働きやすさです。以前は、受付の電話対応が本当に多くて、現場が常に慌ただしい状態でした。

予約システムを導入してからは、来院の流れが予測できるようになり、事前に準備ができるようになりました。電話もかなり減りましたし、スタッフ一人ひとりに余裕が生まれたと思います。

患者さんへの告知活動も重要ですが、合わせてスタッフに負担をかけないための告知も意識しました。できるだけわかりやすく説明することと繰り返し説明することで、理解していただけるようにしました。説明資料も、高齢の方を意識して文字を大きくしたり、表現をできるだけシンプルにしたりと工夫しています。予約の説明にしても、『難しいことを説明する』というより、『安心して使ってもらう』ことを大事にしました。

そうした積み重ねのおかげで、スタッフも落ち着いて患者さんに向き合えるようになり、院内の雰囲気も明らかに変わりました。

ドクターキューブの担当の方にも、導入後ずっと伴走してもらっていて、現場に合わせた調整を一緒に考えてもらえるのは心強いですね。

院内の患者さんの流れがスムーズになると、思わぬところにも良い影響がありました。

それが、近隣の調剤薬局さんです。

診察が集中しなくなったことで、処方箋の持ち込み時間も分散され、薬局側の待ち時間も短くなったと聞いています。『以前より助かっています』と言っていただけたのは、嬉しかったですね。

患者さんからも、『ここは予約すればスムーズ』『高齢でも安心して通える』といった声が増え、口コミや紹介で来院される方も多くなりました。

診療の効率が上がった分、私自身も糖尿病専門医としての指導や、総合内科としての診療にしっかり時間を使えるようになったと感じています。

今後は、予約とウェブ問診の連携なども視野に入れながら、地域の中で“無理なく、長く信頼されるクリニック”として、さらにシステムを成長させていきたいと考えています。