ドクターキューブ導入事例

4年前に父からクリニックを引き継いだのですが、父の代では院内業務のIT化・デジタル化は施されていませんでした。院長が変わったことのアピールも兼ねて、まずは院内の全面改装を行い、それと併せて予約システムや自動精算機などを導入し新しいクリニック運営の形を構築しました。ただ、その際は全体のコストも考えて、設備投資は極力抑えようという考えでした。

ありがたいことにリニューアル以降から大勢の患者様にお越しいただけたのですが、次は患者様への対応が効率良くできないという問題に直面しました。多くの患者様を院内の待合だけではカバーしきれずに、玄関前にテントを立てて仮設の待合室とするといった状況になってしまったのです。
最初に導入していた予約システムでは、ご予約いただいた順番を表示することはできても、リアルな待ち時間を表示することはできませんでした。設定した一人当たりの診療時間に対して機械的に予約人数を掛け合わせるので、「何百分待ち」というような表示になってしまい、それを見た患者様は諦めて帰られてしまうという悪循環も生まれていました。

そうです。当時のシステム担当者とも色々話をして、それなら「時間帯予約」にすればという提案もあったのですが…。そちらを選ぶと、決まった枠に患者様を当てはめていくことになるので、今度はクリニックとして多くの患者様を診ることができなくなります。やはり困っている患者様を一人でも多く診るというのが医療機関としての務めですから、それを選ぶことも難しくて。

「ドクターキューブ」のことは、学会でブースを出展しているのを何度か見かけたことがあり知っていました。ちょうどクリニックの建て替えを決めた頃で、新しい環境になるタイミングで思い切って新システムを導入するのも良いかと思ったのです。
営業の方に、先ほどの「順番予約」の問題など現状の困りごとを話し、「ドクターキューブ」の説明をしていただきました。「ドクターキューブ」のシステムであれば、同じ「順番予約」でも診療を終えた患者様の番号は消化されていくので、残りの患者様の状況や待ち時間を適切に表示してくれます。クリニック側にも患者様側にもストレスが少なくなることが分かり、「ドクターキューブ」なら今抱えている様々な問題をクリアできるだろうと感じました。

正直に言うと、安くはなかったです（笑）
しかし、前のシステムの時に感じていた私やクリニック側のストレスと、待ち時間に関する患者様のストレスが軽減されたことは大きなメリットでした。

当初は、設備投資を極力抑えてのスタートだったのですが、安価のシステムを選択したことで“できないこと”も多くて。
でも「ドクターキューブ」さんとの交渉では、最初はできなかったことでも、様々な調整を経て“できること”にしていただけた訳です。導入する時にはコストがある程度かかるものの、年月が経てばそれを十分に回収できるほど機能してくれているので、今は文字通りの「投資」として考えていますね。
本当に「最初から『ドクターキューブ』にしておけば良かったな」と思っています。

「ドクターキューブ」に決めた点のひとつに「サーバ型であること」がありました。医療機関は、極めてプライバシー性の高い患者様の情報を預かる場でもあるので、これが流出したり消えてしまったりという危険性はできる限り排除したいものです。以前のシステムもそうだったのですが、世間で多く見られるクラウド型のシステムだと、外部からの攻撃やシステムダウンといった事態に対応しにくいですよね。「万が一」のトラブルさえ起こっては困りますので、その点でも「ドクターキューブ」は希望に合致しています。

また、「ドクターキューブ」導入と同時に、電子カルテ・自動精算機との連携が実現できたのも大きかったです。コロナ後のご時世として、受付や精算の時に人と接することにストレスを覚える患者様も少なくないと思われますし、この面でも時代のニーズに応えられたのではと感じています。

そうですね。ただ、「ドクターキューブ」の営業の方に来ていただいた時点では、既に建て替えの方向性が決まっていたので、内装の配置やサイネージの機種まで固まった状態だったのです。そんな中、営業の方がサイネージ業者さんや内装の施工会社さんとも連携を取り、システムの実装に向けて調整をしていただけたのがありがたかったです。もちろん現場では色々あったかと思うのですが、新しいクリニックにふさわしいシステムを作り上げてくださいました。

4年前に前院長の父が亡くなったことで、急遽、後を継ぐ形で地元の香川県に帰ってきました。元々、後を継ぐことはあまり考えていなくて、当時勤めていた大学病院での将来像しか描いていなかったのです。それが一変してのクリニック経営だったもので、色々な面でトライ＆エラーを重ねて、何とかここまでやってきました。基本的には何事も自分の直感で決めてきたので、今後もそうしていくのではないでしょうか。

今後の課題としては、都心の皮膚科クリニックと同等の治療・サービスを提供していくこと、それを周知していくことだと考えています。例えば、父の時代もそうだったのですが、この地域では積極的にwebでの集患などを行なっている病院も少なく、地元や近隣の患者様に私たちの存在が伝わっていないかも知れません。スマホやパソコンで情報収集をしている近隣の患者様に向けて、武岡皮膚科クリニックでは都心と同等レベルの医療を、都心の相場感に沿った費用で提供しているということを発信していきたいですし、それには「ドクターキューブ」による予約のしやすさも不可欠です。

新しい建物と予約システムのおかげで、待ち時間も“ゆとり”と共に過ごしていただける環境が整いました。現状は保険診療の患者様に対して予約システムを運用している状態なので、今後は美容施術の患者様にも対象を拡げ、すべての患者様に“ゆとり”のある医療を提供できるようにしていきたいですね。